【幹事必見!】忘年会での挨拶の順番と段取り

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年末のシーズンには会社の忘年会がある企業も多いです。

忘年会の成功度合いは「幹事」で決まるといっても過言ではありません。

 

いきなり幹事を任されて、ミスをしないか不安でいっぱいなあなたの為に今回は、忘年会当日の段取りや挨拶の順番などを紹介します。

 

今回の内容を覚えて、楽しく忘年会を終えましょう。

幹事の役割って何?

幹事って何をすれば良いか分からない人も多いと思いますが、一般的に幹事は裏方のリーダーという位置づけです。

 

幹事は忘年会の主役ではありませんが、成功のカギを握っている存在です。

成功させる為には、事前の準備は必須です。

 

また、当日は会場全体を見まわして臨機応変に対応できるように気配りもします。

例えば、料理や飲み物が全体に行き渡っているか確認し、盛り上がっていないテーブルが無いかなど。

 

ただ、全てを幹事一人で行うとなると大変ですし、プレッシャーと疲労で押しつぶされる人もいます。なので、おススメは周囲の力を借りる事です。

 

飲み物の管理は仲の良い同僚に任せたり、盛り上げ役は人気者に依頼するなどすると自分は場内全体のコントロールと段取りに注力できます。

 

なので、任せれる事は他人お願いして、幹事として場内の段取りに集中していきましょう。

何故なら忘年会で大事なのは、始まりと終わりの段取りだからです。

 

失敗してしまうとグダグダで締まりがなく、モヤモヤした会になってしまいます。

 

なので、締まりがある良い忘年会にする為の始まりと終わりの段取り方法を説明していきます。

 

始まりと終わりの段取り

役割決め

必要な役割は、『司会・始まりの挨拶係・乾杯の音頭係・締めの挨拶係』の4人です。

上記の4つの役割をお願いする人には事前に伝えておきましょう。

中でも『始まりの挨拶・乾杯の音頭・締めの挨拶』をお願いするのは自分よりも上の立場の人に依頼するのが一般的ですので、当日にいきなり言うのは失礼です。

また、お願いされた方もしゃべる内容の準備できないので困ります。
必ず失礼ないように依頼をしておきましょう。

 

時間配分

基本的に忘年会は2~3時間です。その短い時間の内に全てを行う為にも、挨拶の時間は○○分、余興は××分などと時間配分を事細かに設定しましょう。

時間配分が決まれば、挨拶をお願いする人に「○○分程度で挨拶をお願いできますか?」と時間の件もあわせて事前に伝えておきましょう。

これを伝えておかないと長々と挨拶されてしまい、予定通りに事が進まなくなります。

忘年会は、一年会の慰労が目的で長い挨拶を聞く為に集まったわけではありませんのでメインに時間をしっかり割きましょう。

 

挨拶を依頼するマナー

挨拶には適任者がいますので、誰にお願いするか慎重に決めましょう。

基本的には役職の人にお願いするものなので、まずは参加者の中から役職者をリストアップしましょう。

お願いするときは、直接会ってお願いしましょう。

もちろん、ばったり会った時などに依頼するのでは無く机まで行ってお願いしましょう。

もし、忙しくて会えないようならばメールでお願いしましょう。

お願いする際は、

  • 何の挨拶をお願いするのか
  • 挨拶の時間

の2点を伝えましょう。

お願いするタイミングは、忘年会の日時と会場が決まった時点です。早ければ早い程、挨拶の内容を考える時間を取れるので早く依頼しましょう。

また、役職の人は忘年会シーズンには多数参加していますので忘れているかもしれませんので、2,3日前にも再度お願いしておきましょう。

 

始まりの挨拶

開会のあいさつ

開会の挨拶は幹事か司会がする事が基本です。

ここで話すことは簡素に短くしましょう。

 

何故なら幹事も司会も主役では無く、ここでの目的は「会の始まりを告げる事」と次に挨拶して貰う役職の方へ「バトンを渡す」事です。

 

なので、主に話す内容は『一年間の労い、料理の説明、注意事項』などです。

元気よく大きな声で話しましょう。

 

(例文)

「みなさま、年末のお忙しい中 忘年会に参加して頂きありがとうございます。

定刻になりましたので忘年会を始めたいと思います。

司会を務めさせて頂きます○○です。

よろしくお願いいたします。

お酒の注文や、ご要望などありましたら何なりとお申し付けください。

さて、本日は皆さまの交流を深めていただくとともに、一年の疲れを労うことが目的です。

今日は仕事の事は忘れてゆっくりとおくつろぎください。

 

それでは、初めに△△(役職)から始まりの挨拶を頂きたいと思います。

では、△△(役職)よろしくお願いいたします。」

 

上記の例文のように手短に話して、次の役職の人にバトンを繋ぎます。

 

始まりの挨拶

始まりの挨拶は一番偉い人にしてもらいます。

なので始まりの挨拶を依頼する際は、出席される中で最も偉い人にお願いしましょう。

もちろん、事前に依頼して内容も伝えておくのがマナーです。

 

ご厚志の挨拶

忘年会などでは、上司の方から「おこころざし」・「ごこうし」を頂く場合があります。

 

その際は、始まりの挨拶の後で乾杯の音頭の前に感謝の意を込めて報告しましょう。

「○○社長から、ご厚志を頂いておりますので皆様に報告させて頂きます。ありがとうございました。」

という具合です。

 

こちらも複数の人からもらった場合は、偉い人の名前から先に言います。

当たり前ですが、いくら頂戴したかは言いません。

 

乾杯の音頭

乾杯の音頭は、出席者の中で3番目に偉い人にお願いしましょう。

 

始まりの挨拶をした人でも良いのですが、上役の顔を立てる意味でも3番目に偉い人に依頼しましょう。

 

ただ、会社によっては新人に音頭を取らせる場合もあるので例年の事についても聞いておきましょう。

 

締めの挨拶

締めの挨拶は一番大事です。

「終わりよければ全て良し」という言葉があるくらい、人は最後の部分が印象に残ります。

 

中でもタイミングが一番大事ですので周囲をよく観察してタイミングを計りましょう。

仮に二次会などを開催する予定でも「途中で退席したい人」への配慮もかねてますので、必ず行いましょう。

 

締めのタイミング

締めの挨拶は早すぎてもいけませんし、遅すぎてもいけません。おおよそ20~15分前を目途に締めの挨拶を依頼しましょう。

 

また、最初に呼びかけてから依頼します。

(呼びかけの例文)
「皆さま、宴もたけなわではございますが、この辺で中締めとさせて頂きます。それでは締めの挨拶は××(役職)にして頂きます。
××様、宜しくお願い致します。」

 

誰に依頼するか

締めの挨拶は、参加される中で2番目に偉い人にお願いします。

 

コツ

「途中で退席したい人」の為にしっかりと一度締めたので帰っても大丈夫ですよ。

という事を伝えるのとまだまだ楽しみたい人の為に二次会などの案内をする配慮も忘れずに行いましょう。

忘年会は幹事で決まる

いかがでしたでしょうか?

当日の流れをシミュレーションし、準備を行う事が忘年会成功のコツです。

ポイントは、『全てを一人でやろうとしない』で周囲の力を借りる事です。

 

どちらかという幹事は裏方の役目です。

一人でできる事など限られています。

 

仕事でも同じで、周囲と協力するから組織として成り立っているのです。

『忘年会』というプロジェクトのリーダーはあなたですが、そのプロジェクトはみんなと作りあげましょう。

 

成功すればあなたの社内評価があがりますが、失敗すれば悪いイメージを持たれてしまいます。

入念な準備を行い、一年の苦楽を忘れられる素敵な忘年会を実践しましょう。